一個人只工作而不休息的話，即使賺了很多的錢，但是他的壽命也會相對應(yīng)的減少，那么檔案柜也是這樣的，它只“吃”不“拉”它的體積就會不斷的擴(kuò)大，那么它zui終也會因?yàn)轶w積太過于龐大而癱瘓的，那么我們就要合理的對檔案柜做一些整理，不能只讓它“吃”也要讓它“拉”。 1967年1月31日,*在接見機(jī)要檔案系統(tǒng)外地來京人員時的講話中就曾指出:“檔案不要搞得太多,不然是文犢主義,后代要罵我們的。”由此可見,要避免“文犢主義”,提案工作的效率,檔案工作者必須學(xué)會對檔案進(jìn)行精簡。對于當(dāng)前擴(kuò)招形勢下人力、物力資源相對緊張的高校檔案工作者來說,學(xué)會給學(xué)校檔案柜“合理減肥”尤為重要。那么,如何對檔案柜進(jìn)行精簡,應(yīng)當(dāng)注意哪些標(biāo)準(zhǔn)和方法呢?筆者認(rèn)為主要有以下兒個方面: 一所高校里,一份文件的“上行”與“下達(dá)”都有可能造成大量的重復(fù)。前一種情況如對于學(xué)校某一項(xiàng)指令的簡單呈報,不同院系上交的可能都是內(nèi)容*相同的一些意見;后一種情況像同一個主題,如《關(guān)于……的通知》這樣的文件,可能校*、校辦、校團(tuán)委等都會先后下達(dá),或者,一個單位先下發(fā),許多單位跟著轉(zhuǎn)發(fā)。這些內(nèi)容*相同,只是供檔單位不同的檔案如同全部塞入檔案柜,無疑便會造成不必要的冗余。對于這類重復(fù)檔案,我們認(rèn)為只需存留一份,同時登記上提供同樣內(nèi)容的各供檔單位的信息便可以了。 還有一種情況是同一份文檔不同“版本”之間的重復(fù)。這里指的主要是印件與定稿之間的重復(fù)。一份文件作為印件廣泛征求意見,可能zui終又經(jīng)有關(guān)*改動了一些字句、標(biāo)點(diǎn),于是便出現(xiàn)了新一個版本的印件:再經(jīng)格式、排版、字號等方面的改動,可能又會出現(xiàn)一個新版……如果我們對這個過程中形成的每一個“版本”都一一存檔案柜,便又會增加不必要的負(fù)擔(dān)。對于這種情況,我們認(rèn)為對各版本差別較大的可以每版存留,而對于僅僅只是字號、格式等方面的不同者,只保留一份zui終形成的zui完善本即可。 更多檔案柜新聞資訊敬請關(guān)注：http://www.probablysshemade.com/shtianqi-ParentList-254207/ |
